Cómo llevar las cuentas de tu negocio de arbitraje

Guía completa: Ganar dinero vendiendo en Amazon: lo realista (2026)

Muchos vendedores de arbitraje saben cuánto han vendido, pero no cuánto han ganado. Mezclan compras con gastos de casa, no saben qué stock les queda a coste y ven en el trimestre que el IVA no cuadra. Llevar las cuentas no es un trámite para Hacienda: es la única forma de saber si tu negocio funciona. Y no hace falta ser contable, basta con un sistema simple que sigas siempre.

Tus cuentas y las de Hacienda no son lo mismo

Conviene separar dos cosas:

• Tus cuentas de gestión: para saber qué producto gana, cuánto stock tienes y cuál es tu ROI real. Las llevas tú, con el detalle que quieras.
• Las obligaciones fiscales: libros, modelos trimestrales, IVA, IRPF o Impuesto de Sociedades. Dependen de si eres particular, autónomo o empresa, de tu régimen de IVA y de dónde vendes. Esto lo debe llevar o revisar un gestor.

Este artículo va de lo primero y de cómo dejarle lo segundo fácil a tu gestor. Si aún no sabes si debes darte de alta, lee hay que ser autónomo para vender en Amazon.

Lo que necesitas montar

1. Una cuenta bancaria solo para el negocio. Ahí entran los pagos de Amazon y de ahí salen las compras. Si se mezcla con lo personal, perderás horas separándolo.
2. Una tarjeta asociada a esa cuenta para todas las compras de stock y gastos del negocio.
3. Una carpeta de facturas (digital está bien), con una subcarpeta por mes.
4. Una hoja de cálculo con las pestañas que vemos abajo.

La hoja de cálculo: cuatro pestañas

1. Compras

Una fila por línea de compra. Columnas mínimas:

Un truco que ahorra mucho: pon el coste en el SKU al publicar (como en el ejemplo, JM-X-1320 = 13,20 €). Así, cuando ves una venta, sabes al vuelo cuánto te costó.

2. Envíos

Una fila por envío a FBA: fecha, número de envío, unidades enviadas, recibidas y coste de transporte. Te sirve para repartir el transporte entre las unidades y para la conciliación de inventario perdido.

3. Liquidaciones de Amazon

Amazon te paga por periodos y cada pago tiene su informe. Una fila por liquidación, con:

• Ventas brutas.
• Comisiones por venta.
• Tarifas de logística FBA.
• Almacenaje y otras tarifas.
• Reembolsos a clientes.
• Reembolsos de Amazon a ti (inventario perdido, etc.).
• Cuota del plan profesional.
• Importe ingresado en tu banco.

No hace falta copiar cada pedido. Con los totales de cada liquidación tienes lo esencial. Si quieres el detalle por producto, el informe de transacciones de Seller Central lo tiene.

4. Resumen mensual

Una fila por mes:

• Ventas cobradas.
• Coste de lo vendido (unidades vendidas × coste sin IVA de cada una).
• Tarifas de Amazon totales.
• Otros gastos (material, transporte, herramientas, gestor).
• Beneficio real del mes.
• Stock a coste al final del mes.
• Saldo en Amazon y en el banco del negocio.

El capital total (stock a coste + saldo en Amazon + banco) es el número que te dice si el negocio crece. Es el mismo que usamos en la estrategia bola de nieve.

El ejemplo: un mes cerrado

Ejemplo de un mes ficticio para un vendedor en régimen general:

Fíjate en dos cosas. Primero, el IVA de las ventas no es tuyo: lo cobras para Hacienda. Segundo, las tarifas de Amazon también llevan su propio tratamiento de IVA, que depende de qué sociedad de Amazon te las facture y de tu régimen. Cómo se declaran lo decide tu gestor; tú solo tienes que tenerlas descargadas. Las cuentas por producto están en cómo calcular el beneficio real.

Tique o factura: la diferencia que importa

Cuando compras en una tienda, te dan un tique. Para saber tu coste, el tique vale. Para deducirte el IVA en el régimen general, normalmente necesitas una factura completa con tus datos fiscales. Y para desbloquear marcas en Amazon, el tique tampoco suele servir.

En la práctica:

• Pide factura en caja o desde la web de la tienda, a nombre de tu actividad, siempre que puedas. Muchas tiendas grandes permiten pedirla después de la compra, en el mostrador o desde su web; consulta en cada una cómo y en qué plazo.
• Guarda también el tique, grapado o escaneado con la factura.
• Marca en la hoja qué compras no tienen factura, para que tu gestor sepa cómo tratarlas.

Si estás en recargo de equivalencia, la mecánica del IVA cambia. Tienes los detalles en la guía de IVA para vendedores de Amazon.

El stock: el número que más se olvida

El dinero que tienes en el almacén de Amazon también es tuyo. Si no lo cuentas, un mes en que compras mucho parece un mes de pérdidas, y uno en que vendes stock antiguo parece un mes buenísimo.

Una vez al mes:

1. Descarga el informe de inventario de FBA.
2. Multiplica las unidades de cada SKU por su coste sin IVA (el que tienes en la pestaña de compras, o en el propio SKU).
3. Suma. Ese es tu stock a coste.

Aprovecha para mirar qué lleva más de 90 días sin venderse. Eso es capital parado que además paga almacenaje. Qué hacer con ello: productos que no se venden.

Errores que descuadran las cuentas

Estos son los fallos que más se repiten cuando un vendedor de arbitraje revisa sus números por primera vez:

1. Calcular el beneficio con el coste con IVA en régimen general. Si te deduces el IVA, tu coste es sin IVA; si no te lo deduces (por ejemplo, en recargo de equivalencia o sin factura), tu coste es con IVA. Mezclar los dos criterios te da un margen que no existe.
2. Olvidar los reembolsos a clientes. Una venta devuelta no es una venta. Si solo apuntas lo vendido, tu beneficio parece mayor.
3. No apuntar los gastos pequeños. Bolsas, cinta, etiquetas, gasolina para ir a la tienda, la cuota de una herramienta. Por separado son poco; en un año, pueden ser varios cientos de euros.
4. Contar como beneficio el saldo de Amazon. El saldo incluye dinero que todavía no has ganado: parte es la recuperación de lo que pagaste por el stock.
5. No dar de baja el stock perdido o dañado. Si una unidad se rompió y no te la reembolsaron, ya no es stock: es una pérdida. Quítala del inventario a coste.
6. Cambiar de criterio a mitad de año. Si un mes repartes el transporte entre las unidades y al siguiente lo apuntas aparte, los meses no se pueden comparar.

Ejemplo: un vendedor cree que gana 600 € al mes. Al revisar, ve que calculaba el coste sin IVA aunque la mitad de sus compras eran con tique (sin poder deducir el IVA), que no restaba 70 € al mes de reembolsos y que no contaba 40 € mensuales de material y herramientas. Su beneficio real era más cercano a 400 €. No es un desastre, pero cambia cuánto puede reinvertir y cuánto puede sacar.

La rutina: 30 minutos a la semana

Si lo haces sobre la marcha, no son más de 30 minutos a la semana. Si lo dejas para el final del trimestre, puede ser un fin de semana entero buscando tiques.

Lo que le das a tu gestor

Cada trimestre, en una carpeta:

• Las facturas de compra del trimestre.
• Las facturas de tarifas de Amazon (se descargan desde Seller Central).
• Los informes de liquidaciones y, si te lo pide, el informe de transacciones.
• El informe de ventas por país si vendes fuera de España.
• Tu hoja de cálculo.

Un gestor que recibe esto ordenado tarda menos y te cobra menos. Y te avisará si algo no encaja: ventas en otros países, umbrales de IVA, el informe que Amazon envía a Hacienda… Ninguna de esas decisiones conviene tomarla por tu cuenta.

Por dónde empezar hoy

• [ ] Abre una cuenta bancaria y una tarjeta solo para el negocio.
• [ ] Crea la hoja con las pestañas Compras, Envíos, Liquidaciones y Resumen.
• [ ] Mete todas las compras que aún tienes en stock, con su coste sin IVA.
• [ ] Empieza a poner el coste en el SKU de cada producto nuevo.
• [ ] Descarga la última liquidación de Seller Central y apúntala.
• [ ] Pide factura en cada compra a partir de hoy.
• [ ] Reserva cita con un gestor si todavía no tienes uno.

Preguntas frecuentes